Términos y condiciones del servicio

Versión 1.0 · Vigentes desde el [FECHA DE PUBLICACIÓN]

1. Objeto del servicio

Solvanu concede al Cliente el derecho de uso, no exclusivo, intransferible y por el tiempo contratado, de los sistemas de software que haya contratado (por ejemplo, sistema académico, ingresos y egresos o CRM de admisiones), alojados en servidores administrados por Solvanu y accesibles por internet a través de un subdominio propio del Cliente (por ejemplo, cliente.solvanu.com). El servicio incluye el alojamiento, las actualizaciones, los respaldos y el soporte descritos en estos términos.

2. Cuentas y usuarios

• Solvanu entregará al Cliente uno o más usuarios administradores. El Cliente es responsable de crear, gestionar y desactivar los usuarios de su personal.
• Las credenciales son personales e intransferibles. El Cliente debe mantenerlas en reserva y avisar de inmediato a Solvanu ante cualquier uso no autorizado.
• El Cliente responde por las acciones realizadas con los usuarios de su entidad.

3. Obligaciones del Cliente

• Pagar oportunamente el valor del servicio.
• Usar el servicio conforme a la ley, a estos términos y a su finalidad.
• Ser responsable de la veracidad y legalidad de la información que registre en el sistema.
• Como responsable del tratamiento de los datos personales que registre, obtener las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012, incluidas las de padres o acudientes cuando se trate de menores de edad, y atender las solicitudes de sus titulares.
• Contar con conexión a internet y equipos adecuados para acceder al servicio.

4. Obligaciones de Solvanu

• Prestar el servicio con diligencia y mantenerlo disponible conforme a la sección 7.
• Mantener la información del Cliente en una base de datos separada de la de otros clientes.
• Realizar respaldos periódicos de la información y conservarlos en una ubicación distinta al servidor principal.
• Aplicar medidas de seguridad razonables: conexiones cifradas, control de accesos y registro de actividad.
• Tratar los datos del Cliente únicamente para prestar el servicio, como encargado del tratamiento, conforme a la Política de tratamiento de datos.
• Brindar soporte técnico en los canales y horarios definidos.

5. Precio, facturación y pagos

• El precio, la periodicidad (mensual, semestral o anual) y la forma de pago se definen en la propuesta comercial o el contrato.
• Solvanu emitirá factura electrónica por cada periodo. Salvo pacto distinto, el pago se hace por anticipado dentro de los [NÚMERO] días calendario siguientes a la fecha de la factura.
• Solvanu podrá ajustar sus precios al inicio de cada nuevo periodo contractual, informándolo al Cliente con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.
• Los servicios adicionales (desarrollos a la medida, migraciones de información, capacitaciones extra) se cotizan por separado.

6. Suspensión por falta de pago

Si el Cliente no paga dentro del plazo, Solvanu enviará un aviso de cobro. Si transcurridos [NÚMERO] días calendario desde el vencimiento persiste la mora, Solvanu podrá suspender el acceso al sistema, mostrando a los usuarios un aviso de suspensión. Durante la suspensión la información del Cliente se conserva íntegramente y el servicio se reactivará una vez se verifique el pago. Si la suspensión se prolonga por más de [NÚMERO] días calendario, Solvanu podrá dar por terminado el servicio conforme a la sección 14.

7. Disponibilidad y mantenimiento

Solvanu procurará que el servicio esté disponible de forma continua. Podrán existir interrupciones por mantenimientos programados, que se realizarán preferiblemente en horarios de baja actividad y se avisarán con anticipación cuando sea posible, así como por mantenimientos urgentes de seguridad o por causas ajenas a Solvanu (fallas de proveedores de internet, energía o infraestructura, fuerza mayor o caso fortuito).

8. Actualizaciones

Solvanu mejora sus sistemas de forma continua. Las actualizaciones se aplican automáticamente a todos los clientes, sin costo adicional, y pueden incluir nuevas funciones, mejoras y correcciones. Solvanu podrá modificar o retirar funciones siempre que no se afecte de forma sustancial el servicio contratado. Antes de aplicar una actualización se realizará un respaldo de la información.

9. Propiedad y protección de los datos

• La información que el Cliente registra en el sistema es del Cliente. Solvanu no adquiere ningún derecho sobre ella, no la vende, no la comparte con terceros y no la usa para fines distintos a prestar el servicio.
• Respecto de los datos personales registrados por el Cliente, el Cliente es el responsable del tratamiento y Solvanu actúa como encargado, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Solvanu podrá usar información estadística y anónima sobre el uso del servicio (por ejemplo, cantidad de usuarios o rendimiento) para mejorar sus productos, sin identificar al Cliente ni a ninguna persona.

10. Propiedad intelectual

El software, su código fuente, diseño, bases de datos estructurales, marcas (incluida la marca "Solvanu"), logotipos y documentación son propiedad exclusiva de Solvanu S.A.S. y están protegidos por las normas de derecho de autor y propiedad industrial. Este servicio no transfiere al Cliente ningún derecho de propiedad sobre el software. El logo, nombre y colores institucionales del Cliente que se muestren en su sistema siguen siendo de su propiedad.

11. Usos prohibidos

El Cliente y sus usuarios no podrán:

• Copiar, modificar, descompilar o intentar obtener el código fuente del software.
• Revender, sublicenciar o permitir el uso del servicio a terceros ajenos a su entidad sin autorización escrita de Solvanu.
• Intentar acceder a información de otros clientes o vulnerar la seguridad de la plataforma.
• Usar el servicio para fines ilícitos o para almacenar contenido que infrinja derechos de terceros.

12. Soporte

Solvanu presta soporte técnico por WhatsApp, correo electrónico y [OTROS CANALES], en horario de [HORARIO DE ATENCIÓN], días hábiles. Las solicitudes se atenderán según su prioridad: las fallas que impidan el uso del sistema se atienden de forma prioritaria.

13. Limitación de responsabilidad

Solvanu responderá por los daños directos que cause por incumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidades o daños indirectos, ni por fallas causadas por el uso indebido del servicio, por información incorrecta registrada por el Cliente, por el manejo inadecuado de credenciales o por causas ajenas a su control. Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de Solvanu se limitará al valor pagado por el Cliente durante los [NÚMERO] meses anteriores al hecho que la origina.

14. Duración y terminación

• El servicio tiene la duración indicada en la propuesta o contrato y se renueva automáticamente por periodos iguales, salvo que alguna de las partes avise que no desea renovarlo con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.
• Cualquiera de las partes puede terminar el servicio por incumplimiento grave de la otra, previo aviso escrito y si el incumplimiento no se corrige dentro de los quince (15) días calendario siguientes.
• La terminación no exime al Cliente de pagar los valores causados hasta esa fecha.

15. Entrega de la información al terminar

Al terminar el servicio por cualquier causa, el Cliente podrá solicitar, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, una copia de su información en formatos de uso común (por ejemplo, Excel o CSV), siempre que se encuentre a paz y salvo. Vencido ese plazo, Solvanu eliminará de forma segura la información del Cliente de sus servidores y respaldos, salvo la que deba conservar por obligación legal.

16. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información confidencial de la otra que conozca con ocasión del servicio, y solo la usará para cumplir estos términos. Esta obligación se mantiene después de terminado el servicio.

17. Cambios a estos términos

Solvanu podrá actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se informarán a los clientes por correo electrónico o dentro del sistema con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá terminar el servicio antes de que el cambio entre en vigor, sin penalidad.

18. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes buscarán resolver cualquier diferencia de forma directa. Si no llegan a un acuerdo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, podrán acudir a un centro de conciliación de [CIUDAD] y, en su defecto, a los jueces competentes de esa ciudad.