Política de tratamiento de datos personales

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1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal y definiciones

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.

3. Principios

Solvanu aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Nuestro papel: responsable y encargado

Solvanu actúa en dos calidades distintas:

4.1 Como responsable

Respecto de los datos de las personas que nos contactan (por ejemplo, a través del formulario o WhatsApp de este sitio), de nuestros clientes, de sus representantes y contactos, de proveedores y de nuestros colaboradores.

4.2 Como encargado

Respecto de los datos que las instituciones y empresas clientes registran en los sistemas que les prestamos (por ejemplo, datos de estudiantes, acudientes, docentes, aspirantes o clientes del cliente). En estos casos la institución o empresa cliente es la responsable del tratamiento: es quien debe obtener la autorización de los titulares y atender sus solicitudes. Solvanu trata esos datos únicamente para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente, y no los usa para fines propios, no los vende ni los comparte con terceros.

5. Datos que tratamos y finalidades

5.1 Interesados y contactos comerciales

Datos: nombre, entidad, cargo, teléfono, correo electrónico y el contenido de su mensaje.

Finalidades: responder solicitudes de información; agendar y realizar demostraciones; enviar propuestas y cotizaciones; y, si el titular lo autoriza, enviar información sobre nuevos productos y actualizaciones.

5.2 Clientes y sus representantes

Datos: nombre, documento de identidad, cargo, datos de contacto y datos necesarios para la facturación.

Finalidades: celebrar y ejecutar el contrato; facturar y gestionar pagos y cartera; prestar soporte técnico; enviar avisos sobre el servicio (mantenimientos, actualizaciones, vencimientos o suspensiones); y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

5.3 Usuarios de los sistemas

Datos: nombre de usuario, correo, rol, registros de acceso (fecha, hora, dirección IP y acciones realizadas).

Finalidades: autenticar el acceso; garantizar la seguridad de la plataforma; investigar incidentes; y prestar soporte.

5.4 Proveedores y colaboradores

Finalidades: gestionar la relación contractual o laboral, realizar pagos y cumplir obligaciones legales.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

Solvanu no recolecta directamente datos de menores de edad. Cuando una institución cliente registra datos de estudiantes menores en nuestros sistemas, la institución, como responsable, debe contar con la autorización de sus padres o representantes legales y asegurar el respeto al interés superior del menor y a sus derechos fundamentales, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Solvanu aplica a esa información medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido.

7. Datos sensibles

Solvanu no solicita datos sensibles a través de este sitio. Si un cliente registra datos sensibles en su sistema (por ejemplo, información de salud de un estudiante), lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización expresa del titular. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

8. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Solvanu.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Si sus datos fueron registrados por una institución o empresa cliente, le recomendamos dirigir su solicitud a esa entidad. Si nos la envía a nosotros, la trasladaremos al cliente responsable y le informaremos.

9. Autorización

Solvanu solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por medios que permitan su consulta posterior: casillas de aceptación en formularios, documentos firmados, mensajes de datos o conductas inequívocas. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Consultas y reclamos

Las solicitudes se pueden presentar al correo datos@solvanu.com o en nuestra dirección física, indicando: nombre completo, número de identificación, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y los documentos que la soporten. El área encargada de atenderlas es [NOMBRE DEL ÁREA O CARGO RESPONSABLE].

10.1 Consultas

Se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuera posible, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2 Reclamos

Para corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento de la ley. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido. El reclamo se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Mientras se resuelve, el dato se marcará con la leyenda "reclamo en trámite".

11. Seguridad de la información

Solvanu adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) en todos los sistemas.
• Bases de datos separadas por cliente, con credenciales independientes.
• Control de acceso por usuario y rol, verificación en dos pasos para administradores y registro de actividad.
• Respaldos periódicos almacenados en una ubicación distinta al servidor principal.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores que tengan acceso a la información.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, Solvanu informará a los clientes afectados y, cuando corresponda, a la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar el servicio, Solvanu puede usar proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento en la nube, correo electrónico o respaldos) cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos se trata de una transmisión de datos a encargados, que se realiza bajo contratos que garantizan niveles adecuados de protección, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la normativa de la Superintendencia de Industria y Comercio. Solvanu no vende ni cede datos personales a terceros.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Las bases de datos se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas, mientras exista una relación con el titular o el cliente, o por el tiempo que exijan las normas legales, contables y tributarias. Los cambios sustanciales a esta política se comunicarán a través de solvanu.com y, cuando corresponda, por correo electrónico, antes de su aplicación.